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L’importance du compte rendu d’assemblée générale : combien de temps le garder?
Lorsqu’un copropriétaire décide d’organiser une assemblée générale, il est indispensable de conserver les comptes rendus de ce type d’événements pour des raisons de sécurité et de transparence. Mais jusqu’à quand faut-il les conserver? Cette question est souvent débattue entre les copropriétaires et les gestionnaires de biens. Dans cet article, nous allons vous éclairer sur les réponses à cette question pour vous aider à prendre la meilleure décision.
Les référés législatifs
L’article 17 de la loi no 66-457 du 21 juillet 1966 modificative du code de la construction et de l’habitation précise que les assemblées générales des copropriétés doivent être dotées de comptes rendus des délibérations et des résolutions prises. Il ajoute également que ces comptes rendus doivent être signés par les membres du conseil d’administration ou du mandataire et par le président de l’assemblée générale.
Cela signifie que les comptes rendus des assemblées générales doivent être précisément définis par les statuts de la copropriété, et que les frais de conservation et de mise à jour de ces documents doivent être précisément établis et justifiés.
L’importance de la conservation des comptes rendus
Les comptes rendus des assemblées générales sont la preuve de la validité et de la légalité des résolutions prises par les copropriétaires. Ils servent à établir la traîne des décisions adoptées et des résolutions approuvées. C’est pourquoi il est essentiel de conserver ces documents pour des périodes considérables de temps.
En conservant les comptes rendus des assemblées générales, les copropriétaires ont la garantie que les résolutions prises sont définitives et ne peuvent être remises en cause en raison d’une erreur de formulaire ou d’une erreur de tenue des procès-verbaux. Les comptes rendus sont également utiles en cas de litige avec les syndics ou d’autres copropriétaires pour établir la vérité des faits.
La durée de conservation des comptes rendus
La durée de conservation des comptes rendus des assemblées générales est une question complexe qui dépend de la date de création de la copropriété et des lois régissant les copropriétés.
En France, la réglementation actuelle oblige les copropriétaires à conserver les comptes rendus des assemblées générales pendant au moins 50 ans à compter de la création de la copropriété. C’est pourquoi il est recommandé aux copropriétaires d’organiser une archive propre et bien organisée pour les comptes rendus pour éviter les pertes de fichiers ou les erreurs dans la conservation.
Les limites de la conservation des comptes rendus
Bien qu’il soit essentiel de conserver les comptes rendus des assemblées générales, il est important de respecter les limites de la conservation. La conservation des comptes rendus n’a pas de sens si ce sont des documents inutilisables ou sans intérêt juridique.
Il est donc recommandé aux copropriétaires de sélectionner les comptes rendus qui présentent le plus d’intérêt juridique et de les archiver dans des conditions garantissant leur conservation à long terme. Les comptes rendus qui ne présentent pas d’intérêt juridique peuvent être soit détruits, soit numérisés et stockés sur disque dur pour les archivaliser.
Conclusion
En résumé, les comptes rendus des assemblées générales sont des documents essentiels pour établir la légalité des résolutions prises et pour établir la vérité des faits en cas de litige. C’est pourquoi il est important de conserver ces documents pendant une période de temps considérable. Dans cet article, nous avons éclairé les référés législatifs sur la conservation des comptes rendus, ainsi que les limites de cette conservation. Nous espérons avoir pu vous aider à prendre la bonne décision pour la conservation de vos propres comptes rendus des assemblées générales.
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